Privacyverklaring

1. Welke gegevens verzamelen wij

2. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens om:

• De dienst te leveren: uw account aan te maken, uw portfolio op te slaan en belastingberekeningen uit te voeren.
• Met u te communiceren over uw account, beveiliging en wijzigingen aan de dienst.
• Misbruik, fraude en beveiligingsincidenten op te sporen, te onderzoeken en te voorkomen.
• Te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, met inbegrip van fiscale en boekhoudkundige vereisten.
• De dienst verbeteren via productanalyse in de app, op basis van gerechtvaardigd belang: we meten welke schermen en flows gebruikt worden en waar fouten optreden, zodat we kunnen verhelpen wat verwarrend is. Er worden geen bedragen, posities, rekeningnamen of identificatoren geregistreerd, en hiervoor worden geen cookies of browseropslag gebruikt.

U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen productanalyse. Schakel ze uit via Instellingen in de app; de keuze geldt onmiddellijk en volgt uw account op al uw toestellen.

3. Rechtsgrond voor de verwerking

Onder de AVG steunen wij voor elke verwerking op één van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: om u de dienst te leveren waarvoor u zich heeft geregistreerd.
• Toestemming: voor optionele analyse op onze publieke website (optax.be), die u aanvaardt of weigert in de cookiebanner. U kan uw toestemming op elk moment intrekken via Cookievoorkeuren onderaan elke pagina.
• Gerechtvaardigde belangen: om de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen, essentiële bedrijfsprocessen uit te voeren en te meten hoe de app gebruikt wordt (productanalyse in de applicatie, zonder cookies of browseropslag) zodat we ze kunnen verbeteren. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen productanalyse via Instellingen in de app.
• Wettelijke verplichting: om bepaalde gegevens te bewaren en te reageren op wettige verzoeken van autoriteiten.

4. Met wie delen wij uw gegevens

Wij delen persoonsgegevens enkel als dat nodig is, en uitsluitend met partijen die gebonden zijn aan passende vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsvoorwaarden.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet, en wij delen ze niet met adverteerders.

5. Internationale doorgiften

Wij verwerken uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER), voornamelijk op infrastructuur in Duitsland. Sommige van onze verwerkers hebben hun zetel buiten de EER (met name in de Verenigde Staten). Wanneer er toch een doorgifte buiten de EER plaatsvindt, gebeurt dit op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, samen met aanvullende waarborgen waar de toepasselijke rechtspraak dat vereist. Wij zoeken actief naar in de EU gevestigde alternatieven voor onze tools en verwerkers met hoofdzetel in de Verenigde Staten, en passen deze verklaring aan naarmate wij migreren.

6. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

De fiscale informatie en berekeningen van optax zijn gebaseerd op de regels die u invoert en op het Belgische belastingrecht zoals wij dat begrijpen. Wij geven geen geautomatiseerd belastingadvies. Wij nemen geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten over u die rechtsgevolgen hebben of u in vergelijkbare mate treffen, en wij doen niet aan profilering in de zin van artikel 22 AVG.

7. Cookies en tracking

Op optax.be plaatsen wij standaard alleen wat nodig is om de dienst te laten werken: een cookie die u aangemeld houdt en beveiligingscookies die Cloudflare namens ons plaatst. Daarnaast meten wij geaggregeerd verkeer met Cloudflare Web Analytics, dat geen cookies plaatst en niemand identificeert. Optionele analyse (PostHog) draait uitsluitend nadat u ze aanvaardt in de cookiebanner; uw keuze bewaren wij in de localStorage van uw browser. Uw taal en thema worden eveneens in uw browser opgeslagen, niet in cookies. Wij gebruiken geen advertentietrackers.

Voor de volledige lijst van cookies die wij plaatsen, hun functie en hun bewaartermijn, zie ons cookiebeleid.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Wij bewaren uw accountgegevens zolang u een actief account heeft. Wanneer u uw account verwijdert, verwijderen wij het binnen 30 dagen uit onze actieve systemen. Daarnaast verplicht de Belgische fiscale wetgeving ons om een gearchiveerde kopie van fiscaal relevante gegevens (uw transacties, de uitgevoerde belastingberekeningen en bewijsstukken over wie wat op welke datum aanhield) te bewaren gedurende 7 tot 10 jaar na verwijdering van het account. Dit archief wordt uitsluitend bijgehouden voor fiscale controles door de Belgische belastingadministratie; het wordt apart van onze operationele systemen bewaard, wordt voor geen enkel ander doel verwerkt, en wordt vernietigd zodra de wettelijke bewaartermijn verstrijkt.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens

Wij versleutelen verkeer onderweg (TLS), versleutelen opslag in rust, hashen wachtwoorden, isoleren omgevingen en beperken toegangsrechten tot het strikt noodzakelijke. Wij monitoren op incidenten en houden een intern register van inbreuken in verband met persoonsgegevens bij. Indien een inbreuk waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, brengen wij u en de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur na vaststelling op de hoogte, zoals vereist door de artikelen 33 en 34 AVG. Geen enkel systeem is volledig veilig, dus gebruik een sterk, uniek wachtwoord (of een passkey) en houd uw apparaten actueel.

10. Minderjarigen

Onze dienst is bedoeld voor volwassenen (18 jaar en ouder). Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Als u vermoedt dat een kind een account heeft aangemaakt, neem dan contact met ons op en wij verwijderen het.

11. Uw rechten

Onder de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Recht op verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: uw account en de bijhorende persoonsgegevens laten verwijderen.
• Recht op beperking: ons vragen de verwerking in bepaalde situaties te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking die steunt op een gerechtvaardigd belang.
• Intrekking van toestemming: eerder gegeven toestemming intrekken, zonder gevolgen voor verwerking die al heeft plaatsgevonden.

De eenvoudigste manier om deze rechten uit te oefenen is via uw profielpagina of door te mailen naar info@optax.be. Wij antwoorden binnen één maand.

Als u meent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

12. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij werken deze verklaring van tijd tot tijd bij. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina weerspiegelt de meest recente versie. Bij wezenlijke wijzigingen brengen wij u op de hoogte per e-mail of via een duidelijke melding in de app voordat de wijziging van kracht wordt.

13. Contact

Hebt u vragen over deze verklaring of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem contact met ons op:

Verwerkingsverantwoordelijke:

OPTAX BV, een besloten vennootschap naar Belgisch recht. Ondernemingsnummer (KBO): 1041.013.304 — BTW: BE 1041.013.304.

E-mail:

info@optax.be

Postadres:

OPTAX BV, Groenstraat 103, 9041 Gent (Oostakker), België

Contact gegevensbescherming:

Wij hebben geen verplichte functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (er is geen verplichte aanstellingsgrond uit artikel 37 van toepassing). Voor alle vragen over gegevensbescherming kan u terecht op info@optax.be.

Toezichthoudende autoriteit:

U hebt ook het recht om rechtstreeks contact op te nemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be.